Warum ein Travel-Management-System Dienstreisen erleichtert

Trotz der vielfältigen Möglichkeiten, Meetings online abzuhalten, zählen Dienstreisen mit zu den wichtigsten Komponenten der Kontaktpflege von Unternehmen. Denn oft ist es die persönliche Kommunikation von Angesicht zu Angesicht, die das notwendige Vertrauen schafft, um Geschäftspartner, Kunden und Geldgeber zum Abschluss zu bewegen. Viele lukrative Geschäfte werden erst nach dem eigentlichen Meeting bei einem reichhaltigen Mahl oder einem Cognac an der Hotelbar in trockene Tücher gelegt.

Bis dieses Ziel erreicht ist, hat das Reisemanagement eine Menge Arbeit hinter sich. Dienstreisen gestalten sich zunehmend komplexer, weil eine unüberschaubare Datenmenge aus den unterschiedlichsten Arbeitsbereichen erhoben, zusammengeführt, analysiert und verwaltet werden muss.

Klassische Formen des Reisemanagements geraten dabei rasch an ihre Belastungsgrenze. Es kommt zu teuren Irrtümern und unnötigen Verzögerungen. Ein Travel-Management-System (TMS) automatisiert einen Großteil der Aufgaben und gestaltet Dienstreisen für Unternehmen effektiver und kostengünstiger. Im Resultat erwächst ein spürbarer Wettbewerbsvorteil!

In der heutigen Zeit konkurrieren immer mehr Unternehmen auf überregionalen, internationalen und globalen Märkten. Planung und Gestaltung eines reibungslosen Ablaufs von Dienstreisen werden dadurch immer anspruchsvoller, sodass ein Reisemanagement in klassischer Ausführung den damit verbundenen Aufgaben nicht mehr Herr werden kann. Moderne Unternehmen, die auf Wachstum setzen, vertrauen zunehmend auf digitale Lösungen.

Ein TMS ist eine Reisemanagement-Plattform, die die Funktion einer Reiseagentur übernimmt. Es lassen sich damit nicht nur online Geschäftsreisen buchen. Alle Dienstreisen eines Unternehmens werden von der Planungsphase über die Erstellung von Reiserichtlinien und der Hotelbuchung bis hin zur Reisekostenabrechnung begleitet.

Nach Beendigung erstellt die Software einen aussagekräftigen Report, mit dessen Ergebnissen künftige Dienstreisen optimiert werden. Die Prozesse laufen automatisiert ab, wodurch eine Menge Zeit, Arbeitskraft und Kosten eingespart werden.

Die Aufgabe eines Reisemanagements ist es, die Geschäftsreisen einer Firma so zu planen, dass sie den Zielen und Erwartungen des Unternehmens entsprechen. Dafür muss es Disziplinen aus mehreren Teilbereichen zusammenführen, um die Dienstreisen so reibungslos wie möglich zu organisieren. Die Aufgaben sind für das klassische Reisemanagement dieselben wie für die Reisemanagement-Plattform, wobei letztere die Prozesse beschleunigt durchführt.

Dienstreise vorbereiten und planen
In der Vorbereitungsphase werden die günstigsten Reisetermine herausgefiltert. Sofern die Geschäftsreise nicht per Dienstwagen erfolgt, müssen die besten Transfers zum nächstgelegenen Bahnhof oder Flughafen ermittelt werden.

Gleichzeitig ist ein Dossier zusammenzustellen, in dem alle notwendigen Informationen, Dokumente und Unterlagen gebündelt und den betreffenden Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Überdies lassen sich Reiserichtlinien individuell festlegen, sofern das Unternehmen noch keine allgemeingültigen Direktiven erstellt hat.

Angemessenen Reiseveranstalter recherchieren

Gerade bei diesem Schritt treten die Vorteile eines TMS in den Mittelpunkt. Es geht um die Kernfunktion eines jeden Reisemanagements, die Suche nach einem günstigen Reiseveranstalter. Dabei müssen in einer aufwändigen Recherche die besten Anbieter miteinander verglichen werden.

Das Ziel dieser Aufgabe ist es, die günstigsten Bahn- und Flugtickets zu erwerben, ohne die Bedürfnisse und Ansprüche der Reisenden aus den Augen zu verlieren. Die Dienstreisenden sollen schließlich entspannt und ausgeruht beim Meeting eintreffen. Der Vorteil eines TMS ergibt sich aus dem Umstand, dass die Software eine große Auswahl von Reiseanbietern gespeichert hat und die beste Option innerhalb von Sekunden präsentiert und bucht.

Adäquates Hotel buchen

In einem nächsten Schritt befasst sich das Reisemanagement mit der Auswahl eines strategisch günstig gelegenen Hotels, das nicht zu weit vom Tagungsort entfernt lokalisiert ist.

Auch die Unterkunft muss dem Rang und den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen und sollte das Preislimit, welches in den Reiserichtlinien festgelegt wurde, einhalten. Dabei ist es wenig sinnvoll, ein billiges Hotel auszuwählen, in dem die Dienstreisenden nicht genügend Schlaf finden, um sich konzentriert ihren Aufgaben zu widmen.

Transport vor Ort reservieren und buchen

Geschäftsreisende sind vor Ort auf Transportmittel angewiesen, um vom Hotel aus die Tagungsstätte zu erreichen. So müssen Leihwagen reserviert und bezahlt werden. Auch Taxifahrten können inzwischen vorab gebucht werden.

Die Mitarbeiter sollten dabei so wenig wie möglich organisatorische Aufgaben übernehmen, um auf die Verhandlungen fokussiert zu bleiben. Dieser Punkt wird dann wichtig, sollte es zu kurzfristigen Änderungen in der Terminabfolge kommen, die mit Stornierungen und Umbuchungen verbunden sind.

Meeting- und Eventplanung

Dabei stehen weniger die Inhalte der Meetings im Vordergrund. Vielmehr kümmern sich Reisemanager im Rahmen von Kongressen, Seminaren, Messen oder anderen geschäftlichen Veranstaltungen um die notwendigen Zulassungsberechtigungen beziehungsweise um Einladungen und Eintrittskarten. Es ist wenig hilfreich, wenn die verantwortlichen Mitarbeiter am Tagungsort vor verschlossenen Türen stehen.

Zudem ist es die Aufgabe des Reisemanagements, die Kontaktdaten der jeweiligen Ansprechpartner zu eruieren, Standnummern zu ermitteln und den Unterlagen einen Raumplan hinzuzufügen.

Verwaltung und Abrechnung der Reisekosten

Nach Beendigung der Dienstreise werden die Reisekosten und Spesen abgerechnet. Eine Unzahl von Belegen und Quittungen, die zudem in unterschiedlichen Formaten ausgestellt sind, müssen geordnet und zusammengefasst werden, um sie dem Finanzamt zu übermitteln.

Auch hierbei erweist sich eine TMS als besonders nützliche Hilfe. Die Reisenden geben ihre Belege vor Ort ins System ein und die Reisekostenverwaltung und -abrechnung werden in Echtzeit erstellt.

Reporting

Nach der Geschäftsreise ist vor der Geschäftsreise! Dienstreisen sollten nachträglich analysiert werden, um Verbesserungs- und Effizienzpotenziale zu erkennen, mit deren Umsetzung sich künftige Reisen optimieren lassen.

Während diese Aufgabe im klassischen Reisemanagement einer Sisyphusarbeit gleicht, liefert die Software direkt nach Abschluss des Business-Trips einen Report mit allen notwendigen Daten und Analysen.

Bei der klassischen Vorgehensweise arbeiten die Mitglieder des Reisemanagements mit umfangreichen Excel-Tabellen und werten mühsam handschriftliche Belege und Formulare aus. Zudem werden Reiserichtlinien, Unterlagen, Dokumente und Tickets in Papierform zusammengestellt, um sie den Mitarbeitern mit auf die Reise zu geben. Damit ist ein großer Zeitaufwand verbunden, Fehlerquellen sind vorprogrammiert.

Ein TMS erledigt die genannten Aufgaben selbständig und automatisiert. Es nimmt Buchungen, Stornierungen und Umbuchungen vor und fasst alle notwendigen Informationen rund um die Gesamtheit der Dienstreisen eines Unternehmens an einem Ort zusammen. Sie lassen sich von allen Zugangsberechtigten jederzeit und von jedem Ort aus abrufen, und zwar von jedem Endgerät aus, das über einen Internetanschluss verfügt. Unnötige Nachfragen und Verzögerungen während der Reisen und zur Abrechnung gehören damit der Vergangenheit an.

Welche Funktionen sollte ein TMS umfassen?

In einer Dienstreise-Software sollten die folgenden Funktionen integriert sein:

• Breit gefasstes Sortiment an Reiseveranstaltern.
• Umfangreiches Angebot an Unterkünften der mittleren, gehobenen und Luxusklasse.
• Selbständige Reservierung- und Buchungsvorgänge.
• Selbst-, Einzel- und Gruppenbuchungen.
• Schnittstellen zu weiteren Business-Tools.
• Benutzerfreundliche Oberfläche.
• Statusüberwachung in Echtzeit.
• Automatische Reisekostenabrechnung und Reporting-Funktion.
• Erstellung von Reiserichtlinien.
• Kostenloser 24/7-Support.
• Reisewarnungen und weiterführende Informationen zum Zielort.

Ein TMS lässt sich auf jede Unternehmensgröße zuschneiden. Manche Anbieter stellen eine kostenlose Test- beziehungsweise Free-Version zur Verfügung. Diese kann für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmen bis zu 10 Mitarbeitern ausreichend sein.

Gebührenpflichtige Travel-Management-Systeme kosten monatlich zwischen 100 und 300 Euro. Unternehmen mit einem sehr großen Bedarf an Dienstreisen werden individuell beraten. Die Kosten richten sich dann nach der Art und dem Umfang der Anforderungen.