Zeitmangel: Wir können gar nicht alles schaffen!
Zeitmangel und Informationsüberflutung ist ein großes Problem in unserer heutigen Gesellschaft. Wie ihr euch dennoch Freiräume schafft, erfahrt ihr hier!
Zeitmanagement:
Wir können gar nicht alles schaffen!
Es gibt Tage, Wochen und Zeiträume, da frisst uns die Arbeit einfach nur noch auf. Aus den eigentlich veranschlagten 40 Stunden pro Woche werden dann schnell mal 50, 60 oder gar noch mehr. Wir merken, wie unser Gehirn die Informationsüberflutung nur noch schwer verarbeiten kann. Während wir uns in den dann immer kleiner werdenden Zeitfenstern der Ruhephasen eigentlich regenerieren sollten, rattert der Kopf noch nach und fährt Achterbahn rund um Karriere, noch nicht erledigten Aufgaben, Geld und dem Privatleben. Letzteres kommt eigentlich viel zu kurz. Eigentlich ist es aber Einstellungssache, auch in stressigen Phasen mehr Zeit zu haben.
Information Overload ist ein Problem
Schon 2008 hat die Beratungsfirma Basex das "Information Overload" zum Problem des Jahres gemacht. Viele Büroarbeiter leiden darunter und schaffen deshalb weniger, als sie sich vornehmen. Jeder, der im Dunstkreis seines Schreibtisches arbeitet, kennt das Problem: Das Telefon klingelt, eine Mail vom Chef kommt rein, die Kunden nerven. Alles ist immer ganz wichtig und dringend und hätte am besten schon gestern erledigt sein sollen. Die Realität sieht aber so aus, dass man nur eine Sache in einem Moment machen kann. Zwei oder mehrere Dinge gleichzeitig erledigen, geht eben nicht. Dann passieren Fehler. Diese Fehler führen zu Kritik vom Vorgesetzten. Der Job ist dann unter Umständen in Gefahr. Feierabend? Daran ist gar nicht zu denken, denn das Chaos im Kopf geht meistens dann erst richtig los, schließlich wollen die Eindrücke vom Gehirn auch verarbeitet und analysiert werden. Und auch dann, weit nach Dienstschluss, vibiert das Handy mit dienstlichen Anrufen, SMS und E-Mails ...
Weg mit den digitalen Helfern?
Klar, ein Smartphone kann uns das Leben um einiges erleichtern. Wie wird das Wetter? Innerhalb von Sekunden kennt man die Vorhersage für die nächste Woche. Was läuft heute Abend im Kino? Schon ist das Ticket online per App gebucht. Aber ein Smartphone hat auch seine Schattenseiten. Der wichtigste Punkt ist sicherlich die ewige Erreichbarkeit bis weit nach Feierabend.
Wie wird man diesem Informationschaos Herr? Es gibt zahlreiche Tools, um auch die Aufgaben während und nach Dienstschluss zu organisieren und zu priorisieren. Sie erleichtern den Tag, schaffen aber auch wieder neue Probleme. Alles muss noch schneller gehen und am besten direkt von überall erledigt werden. Schnell hat man das Gefühl, unter ständigem Zeitmangel zu leiden, weil man dies, das und jenes noch schnell abhaken muss.
Berücksichtigen muss man dazu auch, dass die meisten Menschen, wenn sie einen Anruf, eine SMS oder WhatsApp-Nachricht bekommen, alles stehen und liegen lassen. Es könnte ja wichtig sein. Und dann müssen Partner und Kinder beim Wanderausflug im Schwarzwald mal eben einen Moment warten. Und wehe, man hat keinen Empfang ...
Es hilft nur Disziplin
Das Umdenken für mehr Zeit fängt im eigenen Kopf an. Man sollte sich selbst darüber im Klaren sein, dass man mehr Zeit haben will und haben muss. Helfen können neben To-Do-Listen oder der Eisenhower-Matrix auch eine Not-To-Do-Liste. Dafür sollte man sich Dinge und Tätigkeiten aufschreiben, von denen man sich an diesem Tag auf keinen Fall ablenken lassen möchte. Diese Technik eignet sich vor allem im Privatleben. Ruft ein Kollege an? Tja, dann wird er eben einfach mal weggedrückt. Ist es wichtig, wird dieser sich schon auf anderen Kanälen bemerkbar machen und man kann dann immer noch reagieren. Doch das ist leichter gesagt, als getan. Um dieses System wirklich umzusetzen, erfordert es ein hohes Maß an Disziplin.
Im Berufsalltag braucht man für To-Do-Listen und Prioritäten ebenfalls Disziplin. Diese digitalen Helfer, wie Outlook, Todoist, Things oder Wunderlist sollten nur als Mittel eingesetzt werden, um sich besser zu organisieren - weniger als Zweck.
Jeder muss den richtigen Mix finden
Es klingt zu einfach, zu sagen, dass ein besseres Zeitmanagement und eine ausgewogene Work-Life-Balance nur auf dem Einhalten von Disziplin fußt. Es lässt sich nicht alles planen und umsetzen, zumal man jeden Tag die teilweise unbekannten Variablen, die ohne Vorwarnung auftauchen könnten, nicht vorhersehen kann. Hier sollte man besser den richtigen Mix für sich individuell finden. Das wissen schon Studenten. Zwischen der Arbeit, den Terminen, den Techniken und Tools, um Zeit zu sparen, muss auch noch Raum für Spontanität und Regeneration gelassen werden. Der Mensch kann nicht alles zu jeder Zeit schaffen, das ist vollkommen unmöglich und auch Ablenkungen gehören zum Leben dazu, die uns mitunter auch auf andere Wege, Lösungsansätze und zu kreativen Ideen führt.